Закупки30.06.2026·8 мин чтения

Закупочный лист для кафе: образец и контроль остатков

Закупочный лист должен исходить из меню, остатков и минимального запаса. Без этой связки кафе закупает лишнее, списывает просрочку и теряет деньги на складе.

Калькуляции, ТТК, доставка, бар, списания, закупки и документы в одном рабочем контуре.

Посмотреть тарифы →

1. Что заполнить в первую очередь

1. Соберите план-меню или прогноз продаж. 2. Сверьте остатки и минимальный запас. 3. Сформируйте заказ с учетом упаковки.

Берите цифры из фактической смены: закупочные цены, комиссию, упаковку, продажи, списания, остатки и выпуск. Примерные значения из таблицы замените на свои до принятия решения по цене.

Фрагмент закупочного листа

Продукт	Остаток	Потребность	Заказать
Куриное филе	8,0 кг	14,0 кг	6,0 кг
Молоко	18 л	42 л	24 л
Сыр	3,2 кг	6,0 кг	2,8 кг
Контейнер 500 мл	140 шт	300 шт	160 шт

Заказ должен учитывать не только продукты, но и упаковку, расходники и план доставки.

Проверьте, сколько заказать

По учету — текущий остаток, фактически — потребность. Расхождение покажет объем заказа и сумму.

Настроить закупки →

По учёту

кг/шт

Фактически

кг/шт

Цена единицы

₽

Расхождение

+6 кг/шт

Сумма расхождения

+2 160 ₽

Что сделать

проверить приход

Соберите управленческий учёт в CalcRest

Калькуляции, ТТК, доставка, бар, списания, закупки и документы в одном рабочем контуре.

Посмотреть тарифы →

2. Контрольные точки

1. Остатки перед закупкой. 2. Сроки годности. 3. Сумму заказа по поставщику.

Каждая контрольная точка должна вести к действию: пересчитать цену, изменить поставщика, оформить списание, проверить остатки, обновить калькуляционную карту или вывести позицию из акции.

3. Частые ошибки

1. Закупать по памяти. 2. Не учитывать упаковку. 3. Не сверять закупку с планом продаж.

Не оставляйте расчёт без владельца процесса. Если никто не отвечает за обновление цен, списаний и остатков, даже правильная таблица быстро устаревает.

4. Как применить в CalcRest

Откройте инструмент из кнопки в начале статьи, внесите строки из примера и сохраните расчёт. Для доставки, бара, закупки и списаний важна одна актуальная версия данных, а не несколько Excel-файлов.

Связанные материалы для следующего шага: ведомость остатков, закупка продуктов для кафе, форма ОП-3, инвентаризация в кафе.

FAQ

Можно ли использовать таблицу из статьи как готовый шаблон?

Да, как рабочую основу. Перед применением замените цены, объёмы продаж, комиссию, потери, упаковку и ответственных на данные своего заведения.

Что пересчитывать при изменении цены поставщика?

Пересчитывайте блюда и каналы продаж, где ингредиент заметно влияет на себестоимость: топ продаж, доставка, акции, барные позиции и дорогие полуфабрикаты.

Зачем вести это онлайн, если есть Excel?

Онлайн-расчёт удобнее, когда данные меняются регулярно: закупка, упаковка, комиссия, списания и документы должны обновляться без копий файлов.