Акт о расхождении при приёмке товара: образец и порядок

По количеству: недостача (пришло меньше, чем в накладной) и излишек (больше). По качеству: брак, порча, нарушение температуры при доставке, истёкший или близкий к концу срок годности, повреждённая упаковка. По ассортименту: пересорт — пришёл другой товар, другой вес фасовки, другой производитель. По документам: нет ветеринарного документа, декларации, маркировки.

Гражданский кодекс даёт покупателю разные права для разных нарушений: при недостаче — потребовать допоставки или отказаться от товара (статья 466), при пересорте — отказаться или потребовать замены (статья 468), при браке — потребовать замены, уменьшения цены или вернуть деньги (статьи 475 и 518). Поэтому в акте важно назвать вид расхождения по каждой позиции, а не написать «товар не соответствует».

Первое — не отпускать водителя, пока не пересчитаны спорные позиции. Расхождение, найденное после его отъезда, поставщик часто не признаёт. Пересчитайте и перевесьте спорную позицию при водителе, по возможности — на двух весах.

Второе — зафиксировать доказательства: фото товара, маркировки, упаковки, показания термометра в кузове и в продукте, видео вскрытия коробки. Для скоропортящихся — температуру обязательно.

Третье — отметка в документе. В бумажной накладной или УПД — «принято с расхождениями, см. акт № …». В электронном документообороте — подписать документ с расхождениями: система предложит сформировать акт о расхождениях, и поставщик получит его вместе с подписанным УПД.

Четвёртое — акт. Составьте его сразу, предложите водителю или представителю поставщика подписать. Отказ от подписи тоже фиксируется в акте.

Пятое — уведомить поставщика письменно в тот же день: письмом, в мессенджере, указанном в договоре, или в ЭДО. Статья 513 ГК требует уведомлять о несоответствиях незамедлительно, а договор поставки обычно даёт конкретный срок — 24 часа или меньше для скоропортящихся.

Унифицированная форма — ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей» из альбома Госкомстата № 132. С 2013 года она не обязательна, но удобна как структура. Минимальный состав акта: номер и дата, стороны и договор, сопроводительный документ, время и место приёмки, состав комиссии и присутствие представителя поставщика, условия доставки (пломбы, температура, тара), таблица расхождений, заключение и подписи.

Таблица: товар, единица, количество по документу, фактическое количество, расхождение по количеству, расхождение по качеству (описание дефекта), цена и сумма. Последняя графа — решение по строке: допоставка, замена, возврат, уменьшение суммы.

Комиссия в кафе — два-три человека: кладовщик или приёмщик, повар или су-шеф, администратор. Одна подпись приёмщика слабее: при споре это его слово против слова водителя.

Отдельный акт о недостаче делают, когда расхождение только по количеству. Структура та же, но в таблице достаточно граф «по документу», «фактически», «недостача» и суммы. Важно указать, как проверялось количество: пересчёт штук, взвешивание (на каких весах), вес тары.

Типичная ловушка — вес тары. Лоток с мясом весит 1,1 кг с подложкой и пропитанной салфеткой, а в накладной 1 кг нетто. Если взвешивали брутто, недостачу не видно, а на кухне она появляется. Взвешивайте нетто или вычитайте тару по контрольному взвешиванию.

Для скоропортящейся продукции главное доказательство — температура. Сделайте фото термометра в кузове и щупа в продукте. Если охлаждённое мясо пришло при +9 °C, это брак независимо от внешнего вида: партию не принимают.

Не принятый по качеству товар поставщик должен забрать. Пока он этого не сделал, покупатель обязан обеспечить его сохранность (статья 514 ГК) — поэтому спорную партию изолируют, маркируют «не принято, акт № …» и не смешивают с остальным товаром. Если поставщик не забирает товар в разумный срок, это тоже фиксируют письменно.

Бракераж скоропортящейся продукции в журнале приложения № 5 СанПиН всё равно заполняется: в графе оценки — дефект, в примечании — «не принято, акт о расхождении № …».

Для продукции животного происхождения расхождение нужно отразить и в «Меркурии» при гашении ВСД: частичное гашение при недостаче, возврат при отказе от партии. Иначе остатки в системе не сойдутся с фактическими, а это отдельное нарушение.

Для маркированных товаров (молочная продукция, вода и другие группы «Честного знака») электронный УПД подписывают с расхождениями — тогда коды товаров, которых не было, не попадут на ваш баланс.

В большинстве случаев расхождение решается рабочим порядком: поставщик привозит недостающее со следующей поставкой или выставляет корректировочный документ на уменьшение суммы. Брак возвращается по акту возврата.

Если поставщик не реагирует или расхождения повторяются, следующий шаг — письменная претензия со ссылкой на акт. Акт — главное приложение к претензии: без него доказать расхождение почти невозможно.

После возврата или корректировки проверьте закупочную цену в учёте и в технологических картах. Частичная допоставка по другой цене или замена товара на более дорогой меняет себестоимость блюд.