Акт возврата товара поставщику: образец и как оформить

Акт о расхождении фиксирует факт: чего не хватает, что пришло с браком. Акт возврата оформляет действие: товар передан поставщику, поставщик его принял, и стороны договорились о расчётах. Часто они идут парой: сначала расхождение на приёмке, затем возврат со следующей машиной.

Если товар не приняли прямо на приёмке и водитель забрал его сразу, отдельный акт возврата иногда не делают — достаточно акта о расхождении с отметкой «возвращено водителю». Но если товар остался у вас на хранении хотя бы на день, передачу лучше оформить отдельным актом: иначе нет документа, что поставщик его забрал.

Стороны с реквизитами и подписантами, основание — договор поставки, документ, по которому товар пришёл, акт о расхождении или претензия. Таблица: товар, количество, цена, сумма и причина возврата по каждой строке.

Раздел о расчётах: поставщик уменьшает задолженность покупателя, возвращает деньги в указанный срок или заменяет товар к указанной дате. Раздел о состоянии товара при передаче: тара, упаковка, маркировка, температура — чтобы поставщик потом не заявил, что вернули уже испорченный вами товар.

Бывает, что брак обнаруживается не на приёмке, а на кухне: вскрыли вакуумную упаковку — посторонний запах, внутри коробки — повреждённые банки. Это скрытые недостатки, и о них тоже можно заявить поставщику, но в срок, установленный договором, или в разумный срок после обнаружения (статья 483 ГК).

Порядок тот же: зафиксировать дефект (фото, акт с подписью двух сотрудников), не использовать партию, уведомить поставщика, после его согласия — оформить возврат. Если поставщик не согласен, следующий шаг — претензия, а для спора о качестве может понадобиться экспертиза.

Как отразить возврат в бухгалтерском и налоговом учёте, решает бухгалтер, но кухне и складу полезно знать общий порядок: если товар не был принят, поставщик уменьшает сумму поставки; если был принят и возвращается, поставщик обычно оформляет корректировочный документ (УКД или корректировочный счёт-фактуру). В обоих случаях основание для бухгалтерии — ваш акт.

Для продукции с ветеринарными документами возврат оформляется и в «Меркурии». Для маркированных товаров — через ЭДО, чтобы коды вернулись поставщику.

Отдать товар водителю без документа «под честное слово». Не указать в акте, как будут проведены расчёты, — и потом месяц выяснять, уменьшил ли поставщик долг. Держать возвратный товар вместе с рабочим: к моменту, когда поставщик приедет, половину уже использовали. Не обновить закупочную цену, если замена пришла по другой цене.