График смен в кафе: схемы 2/2 и 5/2, шаблон Excel и расчёт ФОТ

График 2/2 — два рабочих дня по 11–12 часов, два выходных. Базовая схема для кафе и ресторанов с длинным днём: заведение закрыто одной сменой, команда стабильная, передача смены происходит раз в двое суток. Минус — в тихие часы работает тот же состав, что и в пик, поэтому переплата прячется внутри смены, а не между днями.

График 5/2 — стандартная пятидневка с фиксированными интервалами. Подходит кухне заготовок, администрации, офисной части и заведениям с ярко выраженным будним трафиком. Минус — выходные закрываются подменами, а это либо переработки, либо отдельный состав.

Сменный график с плавающим составом — когда количество людей в смене меняется по часам: утром трое, в обед шестеро, в тихое окно четверо. Сложнее в планировании, но именно он убирает переплату. На практике большинство заведений приходит к гибриду: костяк по 2/2 плюс частичные смены на пики.

Стоимость смены = сумма по каждому сотруднику: ставка за час × количество часов. К этому добавляются налоги и взносы — если считать только «на руки», реальная цифра будет занижена примерно на треть.

Дальше эта сумма сравнивается не с месячной выручкой, а с выручкой того же интервала. Именно здесь видно проблему: в примере выше доля ФОТ в обеденный пик — 22,5%, а в окне 14:00–16:00 — 64,3%. Месячный отчёт усреднит это до приемлемых 30% и ничего не покажет.

Нормальной долей ФОТ в выручке для кафе обычно считают 25–30%, для ресторана с большой кухней — до 35%. Но ориентироваться стоит не на отраслевую норму, а на собственную динамику: если доля растёт третий месяц при той же выручке, дело в графике.

Заготовки. Кухня тратит на них несколько часов, и эти часы не обязаны совпадать с пиком продаж. Сдвиг заготовок в тихое окно — самый дешёвый способ загрузить оплаченное время.

Доставка. У неё свой график пиков, часто не совпадающий с залом. Если сборкой занимается тот же человек, что работает на раздаче, пик доставки превращается в очередь в зале.

Пересечения смен. Полчаса на передачу — это полчаса двойной оплаты. По одному пересечению в день выходит около 15 часов в месяц на позицию. Не обязательно их убирать, но считать нужно.

Стажёры. Новый человек в первые недели работает медленнее и требует внимания наставника, то есть фактически занимает полторы ставки. Ставить стажёра в пик — значит оплачивать обучение по самой высокой цене.

Первое: выгрузите продажи по часам за четыре недели, отдельно будни и выходные. Второе: наложите на них текущий состав смены и посчитайте стоимость каждого интервала. Третье: найдите окна, где доля ФОТ выше 50% — это и есть переплата.

Четвёртое: в этих окнах уберите одного человека или сдвиньте туда заготовки. Пятое: усильте пики за счёт освободившихся часов, а не за счёт новых ставок. Шестое: через две недели сравните долю ФОТ и жалобы на скорость обслуживания — если скорость просела, сокращение было избыточным.

Пересматривать график имеет смысл раз в квартал и обязательно при смене меню, запуске доставки или изменении часов работы.

Одинаковый график всю неделю. Понедельник и пятница различаются по выручке в разы, а состав смены — нет.

Планирование от людей, а не от трафика. «У Иванова 2/2, значит ставим его сюда» вместо «здесь пик, нужны четверо».

Расчёт ФОТ только по окладу без налогов и взносов — занижение примерно на треть.

Сравнение ФОТ с месячной выручкой. Усреднение прячет ровно те окна, ради которых график и пересматривают.

Игнорирование доставки при планировании зала: пики каналов не совпадают, а люди одни и те же.

График — план, табель — факт. Внесите оплачиваемые часы без перерывов, проверьте итог по сотрудникам и скачайте XLSX без регистрации. Для ежедневной работы после входа перенесите отработанные дни в своё заведение.

Не переносите будущие часы как отработанные. Вернитесь в следующий день и добавьте новый факт; так появится основа для расчёта ФОТ, а не только разовый файл.