Инвентаризация в ресторане: порядок, опись и сличительная ведомость

С 1 апреля 2025 года порядок инвентаризации определяет федеральный стандарт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Он заменил Методические указания по инвентаризации (приказ Минфина № 49), на которые ссылаются старые статьи. Сама обязанность проводить инвентаризацию установлена статьёй 11 закона № 402-ФЗ.

Стандарт не задаёт жёстких форм. Формы ИНВ-3 (инвентаризационная опись) и ИНВ-19 (сличительная ведомость) из альбома Госкомстата по-прежнему используют, но они не обязательны: можно применять свои, если в них есть обязательные реквизиты. Сроки и периодичность плановых инвентаризаций организация устанавливает сама — для общепита типично ежемесячно по складу и кухне, по бару и дорогим позициям чаще.

Назначьте комиссию приказом: в кафе это обычно управляющий, шеф или су-шеф и бухгалтер либо администратор. Материально ответственное лицо (кладовщик, шеф) присутствует при подсчёте, но включать его в комиссию не стоит: он проверял бы сам себя.

Закройте документы: все приходы оприходованы, все выдачи по требованиям проведены, все списания и акты проработки внесены. Материально ответственное лицо даёт расписку, что документы сданы. Без этого половина расхождений окажется бумажной.

Остановите движение: в идеале инвентаризацию проводят после закрытия. Если нельзя — зону, которую считают, не трогают до конца подсчёта, а выдачи во время инвентаризации записывают отдельно.

Считают по местам хранения: склад, холодильники кухни, заготовочный цех, бар, витрина. Одна опись — одно место хранения и одно материально ответственное лицо, иначе потом невозможно понять, где недостача.

Взвешивают то, что учитывается в килограммах, а не оценивают на глаз. Вскрытые упаковки считают по весу, а не «0,5 пачки». Полуфабрикаты и заготовки считают отдельно — их либо переводят в продукты по ТТК, либо учитывают как отдельные позиции, но одинаково каждый раз.

Фактический остаток сразу записывают в опись. Опись подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо, исправления оговариваются и подписываются.

Опись (по мотивам формы ИНВ-3) — таблица: наименование, единица измерения, цена, фактическое количество и сумма, данные учёта — количество и сумма. В шапке — место хранения, даты начала и окончания, расписка материально ответственного лица о сдаче документов. Внизу — подписи комиссии и запись материально ответственного лица, что ценности пересчитаны в его присутствии.

Практичный совет: заполняйте в описи сначала только факт. Данные учёта добавляет бухгалтер или управляющий после подсчёта — иначе у считающих возникает соблазн «подогнать» цифру.

Сличительная ведомость (по мотивам формы ИНВ-19) составляется только по позициям с расхождениями. В ней — фактическое количество, количество по учёту и отдельно излишек и недостача в количестве и сумме. В бланке Excel выше излишки и недостачи считаются формулами.

В ведомость стоит добавить графу, которой нет в унифицированной форме: причина и решение. Без неё ведомость фиксирует потери, но не объясняет их.

Сначала ищите бумажные причины. Ошибка прихода: поставщик привёз 18 кг, в учёт внесли 19. Пересорт: говядину лопатку оприходовали как вырезку. Незаписанные списания: испорченные сливки выбросили без акта. Проработка без документа: шеф тестировал новое блюдо и не оформил выдачу.

Затем — нормы. Если недостача мяса повторяется каждый месяц, сравните фактический расход с продажами по ТТК: возможно, повара закладывают больше нормы или отходы при разделке выше, чем в карте. Здесь помогает контрольная проработка.

Только после этого — реальные потери: кражи, питание персонала без учёта, «угощения» гостей. Их тоже нужно назвать: без решения по причине инвентаризация будет показывать ту же недостачу в следующем месяце.

Излишки приходуются. Недостачи в пределах норм естественной убыли списываются на расходы, сверх норм — взыскиваются с виновных или, если виновные не установлены, списываются по решению руководителя. Можно ли взаимно зачесть излишек и недостачу при пересорте, как списывать недостачи и по каким нормам убыли — решает бухгалтер по учётной политике. Задача кухни и склада — дать ему расхождения с причинами.

Внесите учётные остатки и подтверждённый факт на одну дату. Для каждой пары проверьте название продукта и единицу: килограммы нельзя непосредственно вычитать из граммов. При несовпадении единиц приведите оба количества к одной основе. Пустой факт не означает ноль: строка потребует заполнения.

Недостачи и излишки показываются отдельно по количеству и стоимости. Неизвестная цена оставляет расхождение без оценки. Сохраните исходную ведомость и снимок версии, затем выгрузите XLSX для разбора причин. Итог сверки сам по себе не создаёт движения склада и не доказывает виновность сотрудника.

10 кг по учёту, 8 кг фактически, 200 ₽/кг: недостача 2 кг и 400 ₽. Излишек 2 шт по 50 ₽ даёт отдельные 100 ₽.

Используйте учебный пример для проверки формулы, затем внесите собственные строки. Сохраните версию и исходный JSON для повторной работы. XLSX и CSV содержат введённые данные и результат; печать позволяет сохранить PDF. Черновик и версии этой формы хранятся в браузере, отдельно от документов аккаунта.