Журнал технического обслуживания и ремонта оборудования: образец

Единого закона, который обязывает кафе вести журнал технического обслуживания всего оборудования, нет. Но есть три причины его вести. Гарантия: изготовители и сервисы часто отказывают в гарантийном ремонте, если нет подтверждения планового ТО. Деньги: оборудование без плановой чистки и декальцинации ломается чаще, а ремонт пароконвектомата стоит как месяц прибыли небольшого кафе. Проверки: санитарные правила требуют исправного технологического и холодильного оборудования, а пожарные — обслуживания систем противопожарной защиты и очистки вентиляции.

Журнал — самый простой способ показать, что оборудование обслуживается системно, а не «когда сломалось».

Номер записи и дата. Оборудование с инвентарным номером — номер должен быть наклеен на само оборудование, иначе два одинаковых холодильных стола в журнале не различить. Вид работ: плановое ТО, ремонт, осмотр. Что сделано: работы и заменённые детали. Исполнитель: сотрудник или сервисная организация с номером договора. Результат: исправно, требует ремонта, выведено из эксплуатации. Документ: акт, заказ-наряд. Подпись ответственного.

Главная графа — «что сделано». Запись «ТО проведено» без содержания бесполезна: через полгода никто не вспомнит, меняли ли фильтр в кофемашине или только почистили группы.

Журнал фиксирует факт, график — план. График планово-предупредительного ремонта (ППР) составляют на год: оборудование строками, месяцы столбцами, в клетке — план, после выполнения — отметка и дата.

Периодичность берут из инструкции изготовителя и договора с сервисом. Ориентиры для кухни: пароконвектомат — декальцинация и ТО по счётчику или раз в 1–3 месяца в зависимости от жёсткости воды; холодильное оборудование — чистка конденсатора раз в 1–3 месяца, ТО сервисом раз в полгода; посудомоечная машина — ежедневная чистка фильтров персоналом, ТО раз в квартал; кофемашина — ежедневная чистка групп, замена фильтра воды по ресурсу, ТО раз в полгода; весы — поверка, если они используются для расчётов с покупателями или в производственном контроле.

Отдельно в график стоит включить то, что связано с пожарной безопасностью: очистку вентиляции и зонтов над тепловым оборудованием. По ней действует отдельное требование Правил противопожарного режима.

Осмотр — короткая проверка состояния без ремонта: внешний вид, шланги, кабели, уплотнители, течи, посторонние звуки. Его делают сотрудники кухни регулярно и сервис при ТО. Для плановых осмотров достаточно записи в журнале.

Отдельный акт осмотра составляют, когда результат нужно зафиксировать для других: при приёмке оборудования в аренду или после покупки, при передаче помещения, перед списанием, при споре с сервисом или арендодателем. В акте — оборудование с инвентарным и заводским номерами, дата, состав комиссии, что проверено, выявленные недостатки, заключение и подписи.

Плановое обслуживание — запись в журнале и заказ-наряд или акт выполненных работ сервиса. Поломка — акт о неисправности: что сломалось, когда обнаружили, что сделали с продукцией и кто вызван. Если ремонт сложный — дефектная ведомость: перечень дефектов, работ, запчастей и стоимость. Передача в сервис — акт приёма-передачи в ремонт с комплектностью и состоянием, при возврате — приёмка из ремонта. Ремонт завершён — запись в журнале.

Для холодильного оборудования есть ещё один документ, который часто показывает поломку раньше всех: журнал температурного режима. Отклонение температуры и запись о неисправности холодильника удобно вести вместе с ним.